หน่วยที่ 1 องค์การและการจัดการ

จัดทำโดย

ศรัณย์พร คำทองหลาง

                                                                                                                               ศิริรัตน์ ลวดอุปโป

ความหมายของการจัดการ

การจัดการ (Management) ตามพจนานุกรมฉบับพระราชบัณฑิตสถาน พ.ศ.2542 ให้ความหมาย    การจัดการ  หมายถึง  การสั่งงาน ควบคุมงาน ดำเนินงาน

เดรค เฟรช และ ฮีทเตอร์ สวาร์ด (Derak  French  and  Heather  Saward) ได้ให้ความหมาย           การจัดการ หมายถึง “กระบวนการ กิจกรรมหรือการศึกษาเกี่ยวกับการปฏิบัติหน้าที่ในอันที่จะเชื่อมั่นได้ว่า กิจกรรมต่าง ๆ ดำเนินไปในแนวทางที่จะบรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้

อองรี  ฟาโยล์ (Fayol, 1949) ได้กล่าวถึงการจัดการว่าเป็นกระบวนการที่ประกอบด้วยขั้นตอนที่สำคัญ 5 ขั้นตอน คือ การวางแผน การจัดองค์กร การบังคับบัญชา  การประสานงาน และการควบคุม

วาร์เรน บี. บราวน์ (Warren  B.Brown) ให้ความหมาย การบริหาร คือ งานของผู้นำที่ใช้ทรัพยากรบริหารทั้งปวงที่มีอยู่ในหน่วยงาน เพื่อให้เป้าหมายที่กำหนดไว้บรรลุผล

พิมลจรรย์  นามวัฒน์ ให้ความหมาย การบริหารคือ การประสมประสานทรัพยากรต่าง ๆ เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิผล และบรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้

ชุบ  กาญจนประการ ให้ความหมาย การบริหาร หมายถึง การทำงานของคณะบุคคลตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป ร่วมกันปฏิบัติการให้บรรลุเป้าหมายร่วมกัน

พยอม  วงศ์สารศรี ได้ให้คำจำกัดความ “การจัดการเป็นศิลปะของการใช้บุคคลอื่นทำงานให้แก่องค์การ โดยการตอบสนองความต้องการ ความคาดหวัง และจัดโอกาสให้เขาเหล่านั้นมีความเจริญก้าวหน้าในการทำงาน”

สรุป ความหมายของ “การจัดการ” หมายถึง กระบวนการ กิจกรรมหรือการศึกษาเกี่ยวกับการปฏิบัติหน้าที่ในอันที่จะเชื่อมั่นได้ว่า กิจกรรมต่าง ๆ ดำเนินไปในแนวทางที่จะบรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหน้าที่อันที่จะสร้างและรักษาไว้ซึ่งสภาวะที่จะเอื้ออำนวยต่อการบรรลุวัตถุประสงค์ ด้วยความพยายามร่วมกันของกลุ่มบุคคล

การจัดการเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ เนื่องจากการจัดการเป็นความรู้ที่สามารถถ่ายทอด มีหลักเกณฑ์ สามารถพิสูจน์ความจริงได้ ตลอดจนได้รับการศึกษาค้นคว้ากันอย่างต่อเนื่อง ส่วนในแง่ของการเป็นศิลป์   ซึ่งหมายถึงการประยุกต์เอาความรู้มาใช้ให้เกิดประโยชน์ เพราะการจัดการในองค์กรแต่ละองค์กรมีปัจจัยที่แตกต่างกัน ดังนั้นศาสตร์หรือความรู้ในด้านการจัดการเพียงอย่างเดียวจึงไม่สามารถจะนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์กับองค์กรได้ จำเป็นต้องประยุกต์ความรู้ให้เหมาะสมและสอดคล้องกับองค์กรแต่ละองค์กร

ทรัพยากรในการบริการ

ทรัพยากรในการบริหาร

            การบริหารงานทุกอย่างจะต้องอาศัยทรัพยากรหรือปัจจัยทางการบริหารทั้งสิ้นทรัพยากรทางการบริหารนี้ ตอนแรกนักวิชาการทางการบริหาร ได้แบ่งออกได้เป็น ๔ องค์ประกอบ ที่เรียกติดปากว่า ๔ M’s อันได้แก่ คน (Men) เงิน (Money) วัสดุ (Material) และวิธีการบริหาร (Management) ต่อมามีการเปลี่ยนแปลงทางสังคมและเทคโนโลยี จึงมีการเพิ่มปัจจัยทางการบริหารจาก ๔ M’s เป็น ๗ M’s  ๓ M’s ที่เพิ่มขึ้น คือ ตลาด (Market) เครื่องจักร (Machine) และขวัญ (Moral) ในปัจจุบันมีการแบ่งทรัพยากรในการออกเป็น ๔ อย่าง คือ

            ๑. Human Resources ซึ่งหมายถึง ทรัพยากรมนุษย์ อันได้แก่ ผู้บริหารพนักงานในระดับต่าง ๆ ซึ่งหมายถึง “คน” นั่นเอง

            ๒. Financial Resources ซึ่งหมายถึง ทรัพยากรทางด้านการเงิน อันได้แก่ เงินทุนที่ใช้ในการดำเนินงานของกิจการ

            ๓. Physical Resources ซึ่งหมายถึง ทรัพยากรทางด้านวัสดุ และอุปกรณ์ต่าง ๆ ตลอดจนที่ดินและสิ่งก่อสร้างที่ใช้ในการดำเนินงานของกิจการ

            ๔. Information Resources ซึ่งหมายถึง ทรัพยากรทางด้านข่าวสารข้อมูลต่าง ๆ ที่กิจการใช้ในการบริหารงาน และใช้ในการตัดสินใจในการบริหาร

ประเภทขององค์การ

องค์การมีหลายลักษณะ โดยมีวัตถุประสงค์แตกต่างกันตามลักษณะขององค์การนั้นๆ ดังนั้น ประเภทขององค์การแบ่งออกเป็น 2 ประเภทคือ

1. องค์การแบบประฐมและมัธยม

1.1 องค์แบบประฐม (Primary Organization) หมายถึง องค์ที่เกิดขึ้นตามธรรมชาติ โดยทุกคนในองค์การรู้จักกันมาตั้งแต่เกิด มีความสนับสนันคุ้นเดยกันดี มีกิจกรรมร่วมกันด้วยความสมัครใจ มุ่งหวังผลประโยชนยเดียวกัน จัดระบบกฎเกณฑ์ขึ้นองภายในองค์การ องค์การแบบประฐม ได้แก่ ครอบครัว เพื่อนบ้าน หมู่บ้าน

1.2 องค์การแบบมัธยม (Seconday Organization) หมายถึงองค์การที่กลุ่มบุคคลจัดตั้งขึัน มีความสัมพันธ์กันด้วยบุคคล ซึ่งแต่ละบุคคลทีบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบที่องค์การกำหนดขึ้นไว้ ความสัมพันธ์ของแต่ละบุคคลไม่เป็นส่วนตัว ได้แก่ หน่วยงายราชการ หย่วยงานเอกชน

2. องค์การแบบเป็นทางการและไม่เป็นทางการ

2.1องค์แบบเป็นทางการ (Formal Organization) เป็นองค์การที่มีการจัดโครงสร้างมีระเบียบแบบแผน รูปแบบที่ชัดเจน จัดตั้งขึ้นมีกฎหมายรับรอง บางองค์การเรียกอง์การแบบเป็นทางการว่า องค์การรูปนัย ได้แก่ หน่วยงานราชการ หน่วยงานเอกชน

2.2 องค์การแบบไม่เป็นทางการ (Informal Organization) เป็นองค์การที่มีเแ้าหมายไม่แน่นอนขึ้นอยู่การผู้นำ การรวมตัวในองค์การถือเอาความพอใจเป็นสำคัญความสัมพันธมีลักษณะไปในทางส่วนตัว นึกถึงประโยชน์กลุ่มมากว่าประโยชน์ในองค์การ บางองค์การเรียกองค์แบบไม่เป็นทางการว่า องค์การอรูปนัย ได้แก่ สมาคม ชมรม สโมสร หรือกลุ่มต่างๆ

วีเนอร์ นักวิทยาศาสตร์ผู้มีความเชี่ยวชาญในเรื่องของคอมพึงเตอร์ ราว ค.ศ. 1948 ได้ให้ความคิดในเรื่ององค์การว่า องค์การเป็นระบบหนึ่งที่ประกอบด้วยปัจจัย 5 ประการ ดังนี้ 

1.ปัจจัยนำเข้า เช่น วัตถุดิบ แรงงาน ทุนและบริการ

2.กระบวนการ เป็นขั้นตอนการผลิต ที่เปลี่ยนแปลงวัตถุดิบเป็นสินค้าและบริการ

3.ผลผลิต เป็นสินค้าและบริการขององค์การ

4.ข้อมูลย้อยกลับ เป็นข้อมูลที่มาจากภายในและภายนอกองค์การ ที่มีผลต่อผลผลิตขององค์การ
5.สิงแวดล้อม เป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นทั้งภายนอกและภายในองค์การ

ลักษณะขององค์การ

1.องค์การเป็นโครงสร้างของสัมพันธ์

แนวคิดนี้มององค์การในลักษณะหน่วยงานย่อยต่างๆ ที่มีความสัมพันธ์กัน มีการกำหนดขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละหน่วยงายย่อย

2.องค์การเป็นกลุ่มของบุคคล

แนวคิดนี้มองอวค์การว่าเป็นกลุ่มบุคคลที่มีเป้าหมายร่วมกัน บุคคลจะแสวงหาความร่วมมือจากบุคคลอื่นๆเสมอ ทำงาร่วมกับบุคคลอื่นเพื่อตอบสนองความต้องการของตน

3.องค์การเป็นส่วนหนึ่งของการจัดการ

แนวคิดนี้มององค์การเป็นหน้าที่สำคัญอย่างหนึ่งของผู้บริหารที่จะต้องทำงานการจัดการเพื่อนำปัจจัยต่างๆขององค์กรมาใช้ คือ คน เงิน วัสดุ และอุปกรณ์ต่างๆ

4.องค์การเป็นกระบวนการ

แนวคิดนี้มององค์การเป็นกระบวนการการจัดกลุ่มงานที่มีลกษณะคล้ายคลึงไว้ด้วยกันเพื่อส่งมอบงนตามวัถุประสงค์ของแต่ละกลุ่มงาน ในการบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การร่วมกัน

วัตถุประสงค์ขององค์การธุรกิจ

องค์การที่ตั่งขึ้นมไ่ว่าจะเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการต่างก็มีจุดหมายที่แตกต่างกันออกไป นั้นคือการตอบคำถามว่าตั้งองค์การนั้นขึ้นมาทำไม องค์การมุ่งจะให้เกิดอะไรสำหรับองค์การธุรกิจอันได้แก่บริษัท ห้างหุ้นส่นต่างๆ วัตถุประสงค์หรือป้าหมายระยะยาว มิใช่อยู่ที่กำไรสูงสุดเพียงอย่างเดียวเพราะตลาดจะไม่เปิดช่องทางให้ทำเช่นนั้นได้ เนื่องจากตลาดต้องการมีการแข่งขัน เมื่อผู้อื่นเห็นว่าธุรกิจประเภทใดมีกำไรมาก มองเห็นช่องทางก็จะเข้าร่วมซื้อร่วมขายด้วย โอการที่จะได้กำไรสูงสุดคง

        นักธุรกิจทั่วไปมีความเห็นตรงกันว่า องค์การธุรกิจควรจะมีวัตถุประสงค์อย่างอื่นนอกเหนือไปจากกำไรเพียงอย่างเดียวดังนี้

1.เพื่อสร้างสรรค์คุณค่าทางเศรฐกิจในรูปสินค้าและบริการ

2.เพื่อแสวงหากำไรตอบสนองความต้องการของสมาชิกและกลุ่มต่างๆภายในองค์กร

3.เพื่อดำรงและความเจริญขององค์การ

4.เพื่อสร้างสรรค์สิ่งที่มีคุณค่าในสังคมและตอบแทนสังคม

การกำหนดเป้าหมายขององค์การธุรกิจ

เป้าหมายที่แท้จริงของธุรกิจนั้น ผู้บริหารระดับสูงขององค์การธุรกิจจะต้องเพ็งเล็งไปที่การทำให้ธุรกิจอยู่ได้อย่างมีกำไร การกำหนดเป้าหมายขององค์การธุรกิจจัดเป็นการคาดคะเนอย่างหนึ่ง หรือเป็นส่วนหนึ่งของการวางแผนที่จำต้องกำหนดเป้าหมายอย่างมีเหตุผล โดยประเมินสภาพปัจจุบันที่เป็นจริง แล้วกำหนดเป้าหมายในอนาคต ซึ่งองค์การธุรกิจจะต้องแจ้งให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องรับทราบ

หลักการจัดการองค์การ

1.การกำหนดหน้าที่งาน

การกำหนดหน้าที่ของงาน (function) นั้นขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของอค์การหน้าที่การงานและภารกิจ จึงหมายถึงกลุ่มของกิจกรรมที่ต้องปฎิบัติ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การหน้าที่การงานจะมีอะไรบ้างและมีกี่กลุ่มขึ้นอยู่กับเป้าหมายขององค์การ ลักษณะขององค์การ และขนาดขององค์การด้วย

2.กาแบ่งงาน

การแบ่งงาน (division of work) หมายถึงการแยกงานหรือรวมหน้าที่การงานที่มีการลักษณะเดียวกันหรือใกล้เคียงกันไว้ด้วย หรือแบ่งตามลักษณะเฉพาะของงาน แล้วมอบงานนั้นๆให้แก่บุคคลหรือกลุ่มบุคคลที่มีความสามารถหรือความถนัดในการทำงานนั้นๆ โดยตั้งเป็นหน่วยงานย่อยขึ้นมารับผิดชอบ

การจัดองค์การธุรกิจ

ประเภทของธุรกิจ

1. ธุรกิจอุตสาหกรรม

2. ธุรกิจการค้า

3. ธุรกิจการบริการ

รูปแบบองค์การธุรกิจ

1. การประกอบธุรกิจโดยเจ้าของคนเดี่ยว

2. หุ้นส่วน 

เช่น ห้างหุ้นส่วนสามัญ และห้างหุ้นส่วนสามัญ

3. บริษัทจำกัด

เช่น บริษัทเอกชนจำกัด และบริษัทมหาชนจำกัด

5. กองทุนธุรกิจ

1.ผู้เป็นเจ้าของทรัพย์สินที่นำมาลงทุน

2. ผู้บริหาร

3. ผู้ได้รับผลประโยชน์

4. ผู้ถือหุ้น

ปัจจัยของการจัดองค์การที่มีประสิทธิภาพ

1. องค์การควรมีการจัดอบรมผู้ใต้บังคับบัญชา เพื่อก่อให้เกิดความรู้และความชำนาญแก่

ผู้ปฎิบัติ

2. ในการที่ผู้ใต้บังคับบัญชาได้รับการฝึกอบรมจนมีความรู้ ความสามารถแล้ว ผู้บริหาร

ควรจะมอบหมายงานที่เห็นว่าสมควรให้กำผู้ใต้บังคับบัญชากระทำแทน

3. ผู้บริหารจะต้องมีหน้าที่ในหลักการวางแผน เพราะการวางแผนต้องมีขอบเขตครอบคลุมถึง

ทุกสิ่งในองค์การ

4. ผู้บริหารจะต้องมีการตั่งวัตถุประสงค์ขององค์การที่แน่นอนและเป็นมาตรฐาน เพื่อให้ผู้ปฎิบัติงาน

สามารถดำเนิดงานตามได้

5. เทคนิคการติดต่อสื่อสาร ถือว่าเป็นสิ่งสำคัญที่ผู้บริหารควรมีทักษะ เพราะการมอบหมายงาน

ให้ผู้ใต้บังคับบัญชาจะประสบความสำเส็จหรือไม่ขึ้นอยู่กับการสื่อความหมาย

6. ในการที่ฝ่ายต่างๆ มีการติดต่อสื่อสารกันมาก ลักษณะของโครงสร้างควรมี ลักษณะแบบกว้าง

เพราะจะไม่เสียเวลาในการถ่ายทอดความกกัน

7. ระดับขององค์การอาจมีการปรับเปลี่ยนเนื่องจากแผนกต่างๆ มีกิจกรรมเพิ่มขึ้น

ขั้นตอนการจัดองค์การ

ขั้นที่ 1 กำหนดรายละะเอียดงานทั้งหมดขององค์การที่ต้องการที่ต้องกระทำ

ขั้นที่ 2 จัดแบ่งปริมาณงานทั้งหมดให้กลับบุคลแต่ละคนในองค์การ หรับผิดชอบตามความเหมาะสม

ทั้งแง่ปริมาณและความถนัดรวมทั้งความสามารถของบุคล

ขั้นที่ 3 กำหนดกลไกลการประสานงานของสมาชิกในองค์การเพื่อนการดำเนินงานเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน

โครงสร้างขององค์การ

1. โครงสร้างแบบงานหลัก

2. โครงสร้างแบบงานหลักและงานที่ปรึกษา

3. โครงสร้างแบบหน้าที่งานเฉพาะ

4. โครงสร้างแบบเมทริกซ์